Como cualquier otro responsable de servicios de campo, sabes que tienes un papel clave en el éxito de tu empresa. Al final del día, tú eres el que debe tomar las decisiones correctas para mantener tu negocio en funcionamiento como siempre. Y cuando llega alguna situación inesperada (y créeme, siempre llegan) querrás contar con algo de ayuda. Algo como por ejemplo un software de mantenimiento de aire acondicionado que te pueda echar una mano.
Para ti, y para todos los responsables de servicios de campo que trabajan duro para sacar su negocio adelante, aquí tienes una serie de consejos que pueden ayudarte a dar un mejor servicio a tus clientes.
Establece un horario para el email
Además de usar un software para mantenimiento de aire acondicionado como Servinarium, probablemente también utilices el email. Al fin y al cabo, es una herramienta realmente eficaz para comunicarse con clientes y proveedores, y hacer seguimiento de trabajos.
Pero cuando tienes contacto a través de email con tanta gente, es difícil mantener el ritmo y estar al tanto de cada mensaje a su debido tiempo. Por eso, temas importantes como por ejemplo pagos retrasados o pedidos de material se te pueden escapar de las manos.
Antes de que esto ocurra, asegúrate de establecer un horario fijo para encargarte de tu email. Tomar 30 minutos o una hora cada día para revisar tus mensajes impedirá que tu bandeja de entrada se convierta en un caos. Y lo que es más importante, te ayudará a hacer seguimiento de todos los asuntos importantes que hayas comentado por email.
Prioriza las llamadas de teléfono
Mientras que un sistema de mantenimiento de aire acondicionado te puede ayudar con un montón de tareas relacionadas con la gestión de servicios de campo, todavía queda algo más: las llamadas de teléfono. Sinceramente, no puedes dejarlo todo para responder las llamadas que pueden entrar en cualquier momento.
Hay algunos filtros que puedes aplicar aquí para poder priorizar las llamadas de teléfono en tu empresa de servicios de campo. ¿Crees que la conversación se va a extender mucho tiempo? Prográmala para más tarde, o conviértela en una reunión cara a cara. ¿Es una llamada de un comercial, o de un cliente? Quizás este último es más urgente que el primero.
Sin embargo, la mejor regla que puedes aplicar aquí es la de priorizar las llamadas de la gente que te paga, como por ejemplo tus clientes. En cuanto al resto, simplemente encájalos en tu calendario. No se trata de ser maleducado, sino de usar tu tiempo limitado de forma más sensata.
Haz siempre copias de seguridad
Ya estamos en 2021, y la mayoría de empresas de servicios de campo han recurrido a aplicaciones de mantenimiento de aire acondicionado como Servinarium para ayudarles a gestionar su negocio. Es mucho más rápido y más práctico que el clásico archivador. De todas formas, sigue siendo una buena idea mantener copias de seguridad físicas de los documentos más importantes.
Para aquellos totalmente comprometidos con la oficina sin papel, simplemente asegúrate de tener copias de seguridad redundantes de toda la documentación importante. No es mala idea tener más de una copia de respaldo, ¡siempre en servicios de almacenamiento diferentes, claro!
De esta manera, en caso de un fallo técnico o de un desastre como un fuego o una inundación, las copias de seguridad conservarán todos los datos de tu empresa. ¡Tu información estará a salvo!
Mantén la calma y disfruta del trabajo
Como responsable de una empresa de servicios de campo, puedes confiar en un software de mantenimiento de aire acondicionado para ayudarte con las tareas del día a día. Pero además de ésas, una gran parte de tu trabajo consiste en lidiar con situaciones inesperadas que puedan surgir.
Cuando llegue el momento de apagar esos fuegos, es importante que mantengas la calma. Gestionar emergencias con calma es definitivamente la mejor forma de enfrentarse a una crisis. Es simplemente una cuestión de mantener la cabeza fría, y saber con quién tienes que hablar en caso de necesitar ayuda.
Como precaución, ten siempre a mano una lista con los números de teléfono más importantes, y define una serie de normas básicas para seguir en estas situaciones. Cuantas más situaciones de emergencia gestiones, más fácil será para ti superarlas con éxito.
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