Como sucede en otras industrias de negocio, las empresas de servicios de campo se enfrentan a diferentes retos. No sólo los técnicos que están sobre el terreno, sino también los directivos de la compañía. Ser capaz de afrontar esos retos y superarlos es clave para cualquier negocio de servicios de campo que quiera ser rentable – y mantenerse así! Alg con lo que una aplicación móvil para servicios de campo seguro que te ayuda.

¿Y cuáles son esos retos, exactamente? Entre otros, encuentras situaciones como mala comunicación entre la oficina y el terreno, procesos ineficientes, falta de flexibilidad para satisfacer las demandas de los clientes, demasiado tiempo no productivo, demasiados viajes de vuelta para finalizar trabajos…

Aunque no lo creas, hay una característica de los software de servicios de campo de calidad como Servinarium que puede ser todo un aliado en estas situaciones. ¡Se trata de una aplicación móvil para servicios de campo! Es decir, una app que te ayude a superar todos esos retos y llegar a ser un negocio más productivo y más rentable en los servicios de campo. ¡Veamos cómo conseguirlo!

Ventajas de una app de servicios de campo

La mayoría de los problemas que mencionábamos antes tienen su origen en la misma causa: la falta de comunicación entre los equipos y el no compartir suficiente información. Por eso una aplicación móvil para servicios de campo, con el soporte de una herramienta de  software potente, puede ser muy útil. ¡La app móvil apropiada en las manos de un técnico puede acabar siendo el elemento más útil de su caja de herramientas!

Cuando los trabajadores de servicios de campo usan una aplicación móvil para servicios de campo automáticamente tienen más poderes. Pueden acceder a toda la información que necesiten en cualquier momento y lugar. Pueden minimizar el tiempo poco productivo y acelerar papeleos y otros procesos. En otras palabras, son mucho más autónomos… ¡y productivos!

Mejor comunicación para equipos de servicios de campo

Un manejo adecuado de la información es muy importante para el éxito de tu empresa. Pero si usas diferentes herramientas de software para gestionar procesos de trabajo, es fácil perder información, cometer errores o tener datos sólo disponibles desde ciertas ubicaciones. Por ejemplo, cuando sólo puedes comprobar órdenes de trabajo o el historial de un cliente si estás en la oficina – pero no fuera de ella.

Una aplicación móvil para servicios de campo, por otro lado, previene la pérdida de información y ayuda a que los datos estén disponibles para todo el personal de la oficina, en cualquier momento. Utilidades de servicios de campo fiables como Servinarium se construyen sobre un sistema unificado basado en la nube, al que puedes acceder fácilmente a través de la app móvil. Es más, puedes también integrar de forma perfecta otras plataformas y servicios online, de manera que todo queda bajo control en una sola aplicación.

Más productividad en toda la empresa

En cualquier empresa de servicios de campo hay muchos procesos que no son realmente productivos pero que de todas maneras son necesarios para completar el trabajo. Hablamos de cosas como seguimiento del tiempo, informes sobre viajes, y otros tipos de papeleo.

Todos estos informes son mucho más fáciles si usas una aplicación móvil para servicios de campo. Por ejemplo, la app de Servinarium permite que los técnicos de campo fichen tanto al comienzo como al final de su jornada de trabajo, que registren su tiempo de viaje, que anoten los descansos y otras actividades. De esta forma, pueden quitarse de encima rápidamente todo ese papeleo necesario y centrarse únicamente en lo que de verdad importa: su trabajo. Y al mismo tiempo, la plantilla en la oficina puede hacer seguimiento de toda esta información en tiempo real.

Mejor servicio para los clientes

A veces el técnico tiene que volver a la ubicación de un trabajo debido a numerosas razones. Podría ser que había una pieza de repuesto que no pudieron comprobar si estaba o no en stock. O quizás era un documento que se olvidaron en la oficina y era necesario para el trabajo. En cualquier caso, tener que volver varias veces a la ubicación de un trabajo lógicamente no es lo ideal. No proyecta una imagen muy profesional de tu empresa. Además, son una pérdida de tiempo y dinero.

Usar una aplicación móvil para servicios de campo reduce considerablemente las posibilidades de tener que volver a la ubicación de un trabajo. Las apps como la de Servinarium permiten a los técnicos de servicios de campo comprobar el inventario, acceder a cualquier información necesaria, revisar el historial de un cliente… en otras palabras, acelerar muchos procesos relacionados con documentación. ¡Pueden incluso facturar al cliente allí mismo!

Una de las principales diferencias entre una empresa de servicios de campo buena y una empresa de servicios de campo excelente es el soporte al cliente. De hecho, la calidad del servicio de atención al cliente suele ser un punto de diferenciación entre diferentes marcas. Porque hacer un buen trabajo en tu compañía de servicios de campo no es sólo cuestión de realizar las tareas de instalación o mantenimiento que te encarguen. También se trata de mantener al cliente informado sobre la hora de llegada del técnico, facturarles a su debido tiempo y mantener registros detallados de todas tus operaciones diarias. Y en todo esto, un software de gestión de servicios como Servinarium puede marcar la diferencia.

Piénsalo: puede que ya hayas contratado a verdaderos expertos, tanto para el equipo técnico desplegado como para el personal que se queda en la oficina. Pero cuando un porcentaje importante de tu trabajo se basa en recoger datos a mano, tarde o temprano se cometerán errores.

Por eso necesitas familiarizarte con aplicaciones de software de gestión de servicios, como Servinarium. Aprende en este artículo sobre algunas de sus ventajas, y cómo te pueden ayudar a proporcionar un mejor servicio a tus clientes.

Programación más eficiente

Cualquier equipo móvil en un área de servicios de campo (climatización, telecomunicaciones, servicios de salud…) se puede beneficiar inmediatamente del software de gestión de servicios. ¿Por qué? Porque esta herramienta hace que la programación y envío de equipos sea mucho más eficiente. Gestionando tus huecos libres de forma más eficaz, puedes aprovechar mejor el tiempo y encajar más tareas en el mismo número de horas laborables.

Además, si una cita se retrasa demasiado o se cancela, la herramienta de software de gestión de servicios se encarga de ello. Puede reprogramar esa misma tarea, escoger la ruta más adecuada y redirigir al equipo de forma que no haya pérdida de tiempo. Realmente es una forma estupenda de ahorrar tiempo y dinero.

Transparencia total

¿Sabes cuando contratas un Uber, y puedes hacer seguimiento del conductor en tiempo real mientras se acercan a tu ubicación? Pues ahora puedes aplicar la misma tecnología a tus técnicos gracias al software de gestión de servicios. Esta herramienta permite que el cliente compruebe en cualquier momento la ubicación actual del técnico, en vez de tener que llamar por teléfono para saber si ya están de camino.

Por supuesto, también es una gran herramienta para directivos de servicios de campo, que pueden conocer la ubicación de cualquier equipo sobre el terreno en cualquier momento. Además, te ayuda a calcular mejor las horas extra y el tiempo gastado en desplazamientos.

Mejor facturación

Si tardas demasiado en enviar una factura a un cliente (o aún peor, le cobras la cantidad equivocada), no proyecta una imagen de tu empresa demasiado profesional que digamos… Pero esos errores de facturación pueden pasar si todavía usas papel y lápiz.

Por otro lado, como un software de gestión de servicios reemplaza procesos manuales, también hace que estos errores sean mucho menos frecuentes. Los técnicos pueden facturar al cliente al momento a través de su app móvil, así que no hay que esperar. Y el software lo calcula todo automáticamente, incluyendo materiales, descuentos y demás, así que no hay hueco para el error.

Gestión de almacén mejorada

Uno de los elementos clave de los trabajos en servicios de campo es asegurarte de que tienes todos los repuestos necesarios contigo cuando empiezas la tarea. Porque si te falta algo que necesitas para completarla, es una pérdida de tiempo para todos: para el técnico, que tiene que volver a la oficina, y para el cliente, que puede que no vuelva a contratar tus servicios.

A menos, claro está, que cuentes con un software de gestión de servicios. Pueden hacer seguimiento de inventario de forma automática, y predecir qué piezas necesitará un técnico para cada tarea. Es más, puedes tener una visión clara del stock que te queda, y encargar nuevas piezas cuando veas que ya quedan pocas.

Estadísticas detalladas

Para construir una empresa de éxito, hacer un buen trabajo y proporcionar una atención al cliente excelente son esenciales. Pero también debes vigilar las estadísticas, algo en lo que un software de gestión de servicios puede ser muy útil.

Este tipo de software normalmente incluye un panel informativo con analíticas detalladas, en el que puedes revisar todo tipo de informes, gráficos y estadísticas sobre el rendimiento de tu equipo y los resultados de tu empresa.

Tener toda esta información ayuda mucho cuando se trata de tomar decisiones. ¿Quiénes son los técnicos más valorados? ¿Qué tipo de servicios son los que dan más beneficios? ¿Hay alguna forma de que podamos recortar costes?

Como puedes ver, el software de gestión de servicios es el aliado perfecto para llevar a tu empresa de servicios al siguiente nivel. ¿Por qué no empiezas por descargarte la demo gratis de Servinarium?

Hacer seguimiento de las órdenes de trabajo es una parte esencial de las tareas diarias en empresas de servicios de campo. Un software de servicio técnico adecuado puede ayudarte con ello, y hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente.

Con un sistema automatizado, se puede localizar enseguida a los técnicos disponibles para un nuevo envío de servicios, y asignarles un nuevo trabajo. Además, también pueden recibir de antemano toda la documentación necesaria antes de visitar al cliente. Es más, una herramienta de software de servicio técnico es también muy útil para mantener la transparencia y la comunicación en todas las tareas y todo el equipo.

Aquí te presentamos algunas de las funciones más importantes que deberías buscar cuando llegue el momento de elegir un software de servicio técnico

Una herramienta que centraliza toda la información

Una utilidad de software de servicio técnico de gran calidad, como Servinarium, siempre mostrará toda la información importante en un único lugar. Es decir, un controlador de envíos asigna un nuevo trabajo a un técnico, y todos los datos que ese técnico necesita para completar la tarea están disponibles al momento.

De esta manera, todo el personal involucrado puede estar al tanto inmediatamente de cualquier cambio o novedad relativos a la tarea. Por supuesto, si además el software de servicio técnico tiene una app para dispositivos móviles (como es el caso de Servinarium), también puede ser de gran ayuda.

Con un sistema centralizado como éste, puedes evitar todo ese intercambio de comunicación superfluo – por no hablar de los viajes innecesarios hasta la oficina cada vez que un técnico olvida algo.

Una herramienta que te permite hacer seguimiento de trabajos

Cuando usas una solución de software de servicio técnico, el seguimiento de trabajos es mucho más sencillo. Con esta característica, en el momento en que un técnico finaliza un trabajo, puede usar su app de móvil para informar a la oficina. Esta utilidad les permite enviar cualquier información sobre el trabajo realizado: informes, fotos del lugar, la firma del cliente, y por supuesto, la factura.

En otras palabras, con un software de servicio técnico puedes ahorrar mucho tiempo. El técnico ni siquiera tiene que volver a la oficina, y está disponible de inmediato para el siguiente trabajo. Así, los controladores pueden continuar con el flujo de trabajo, y encajar más trabajos en el mismo margen de tiempo.

Una herramienta que analiza el rendimiento

La eficiencia es importante, desde luego, pero también lo es analizar tus datos para encontrar posibles áreas de mejora. Si adoptas el software de servicio técnico adecuado, probablemente tendrás acceso a toda la visibilidad operacional del rendimiento de tu empresa, así como a sus resultados. Y éste es el tipo de información que establece el camino que tu empresa debe seguir para crecer.

Por ejemplo, Servinarium incluye documentacion con la que puedes conectarlo con otros sistemas de información (CRM, ERP, plataformas de contabilidad y otras páginas web). Con esto, puedes centralizar fácilmente toda la información relativa al rendimiento en un solo lugar. Y cuando haces que la información de rendimiento sea más fácil de revisar y procesar, también es más fácil hacer que tu compañía crezca en la dirección adecuada.

La mejor herramienta de servicio técnico

Así, al final, ¿cuál es la mejor herramienta de ​​software de servicio técnico que puedes elegir? Servinarium es una de las mejores opciones disponibles hoy en día en el mercado. Todas sus características están pensadas para maximizar la eficiencia y el rendimiento. Además, también incluye todas las herramientas adecuadas para la máxima transparencia y comunicación en todo tu equipo de técnicos.

Pero oye, no creas sólo en nuestra palabra. ¡Descarga la demo gratuita de Servinarium ya, y compruébalo por ti mismo!

Como cualquier otro responsable de servicios de campo, sabes que tienes un papel clave en el éxito de tu empresa. Al final del día, tú eres el que debe tomar las decisiones correctas para mantener tu negocio en funcionamiento como siempre. Y cuando llega alguna situación inesperada (y créeme, siempre llegan) querrás contar con algo de ayuda. Algo como por ejemplo un software de mantenimiento de aire acondicionado que te pueda echar una mano.

Para ti, y para todos los responsables de servicios de campo que trabajan duro para sacar su negocio adelante, aquí tienes una serie de consejos que pueden ayudarte a dar un mejor servicio a tus clientes.

Establece un horario para el email

Además de usar un software para mantenimiento de aire acondicionado como Servinarium, probablemente también utilices el email. Al fin y al cabo, es una herramienta realmente eficaz para comunicarse con clientes y proveedores, y hacer seguimiento de trabajos.

Pero cuando tienes contacto a través de email con tanta gente, es difícil mantener el ritmo y estar al tanto de cada mensaje a su debido tiempo. Por eso, temas importantes como por ejemplo pagos retrasados o pedidos de material se te pueden escapar de las manos.

Antes de que esto ocurra, asegúrate de establecer un horario fijo para encargarte de tu email. Tomar 30 minutos o una hora cada día para revisar tus mensajes impedirá que tu bandeja de entrada se convierta en un caos. Y lo que es más importante, te ayudará a hacer seguimiento de todos los asuntos importantes que hayas comentado por email.

Prioriza las llamadas de teléfono

Mientras que un sistema de mantenimiento de aire acondicionado te puede ayudar con un montón de tareas relacionadas con la gestión de servicios de campo, todavía queda algo más: las llamadas de teléfono. Sinceramente, no puedes dejarlo todo para responder las llamadas que pueden entrar en cualquier momento.

Hay algunos filtros que puedes aplicar aquí para poder priorizar las llamadas de teléfono en tu empresa de servicios de campo. ¿Crees que la conversación se va a extender mucho tiempo? Prográmala para más tarde, o conviértela en una reunión cara a cara. ¿Es una llamada de un comercial, o de un cliente? Quizás este último es más urgente que el primero.

Sin embargo, la mejor regla que puedes aplicar aquí es la de priorizar las llamadas de la gente que te paga, como por ejemplo tus clientes. En cuanto al resto, simplemente encájalos en tu calendario. No se trata de ser maleducado, sino de usar tu tiempo limitado de forma más sensata.

Haz siempre copias de seguridad

Ya estamos en 2021, y la mayoría de empresas de servicios de campo han recurrido a aplicaciones de mantenimiento de aire acondicionado como Servinarium para ayudarles a gestionar su negocio. Es mucho más rápido y más práctico que el clásico archivador. De todas formas, sigue siendo una buena idea mantener copias de seguridad físicas de los documentos más importantes.

Para aquellos totalmente comprometidos con la oficina sin papel, simplemente asegúrate de tener copias de seguridad redundantes de toda la documentación importante. No es mala idea tener más de una copia de respaldo, ¡siempre en servicios de almacenamiento diferentes, claro!

De esta manera, en caso de un fallo técnico o de un desastre como un fuego o una inundación, las copias de seguridad conservarán todos los datos de tu empresa. ¡Tu información estará a salvo!

Mantén la calma y disfruta del trabajo

Como responsable de una empresa de servicios de campo, puedes confiar en un software de mantenimiento de aire acondicionado para ayudarte con las tareas del día a día. Pero además de ésas, una gran parte de tu trabajo consiste en lidiar con situaciones inesperadas que puedan surgir.

Cuando llegue el momento de apagar esos fuegos, es importante que mantengas la calma. Gestionar emergencias con calma es definitivamente la mejor forma de enfrentarse a una crisis. Es simplemente una cuestión de mantener la cabeza fría, y saber con quién tienes que hablar en caso de necesitar ayuda.

Como precaución, ten siempre a mano una lista con los números de teléfono más importantes, y define una serie de normas básicas para seguir en estas situaciones. Cuantas más situaciones de emergencia gestiones, más fácil será para ti superarlas con éxito.

1.     Mantener una planificación realista 

Planificar es fijar el rumbo, y aunque haya razones para pensar que el negocio será un éxito, la prudencia es la norma a seguir. Fijar metas pocos realistas puede conducir a tomar malas decisiones: como por ejemplo, una  gran compra anticipada de inventario y que la previsión en las ventas no se materialice; el efecto inmediato es un desajuste en el flujo de dinero, poniendo el riesgo el pago a empleados y proveedores.

2.     Gestionar el presupuesto

El presupuesto es una herramienta que sirve para planificar, coordinar y controlar los ingresos y gastos de un negocio. Su gestión implica hacer seguimiento a su ejecución en el tiempo e informar para la toma de decisiones.

El responsable de la gestión empresarial debe evaluar las causas de las desviaciones presupuestarias; por lo general se refieren a retrasos en la ejecución de las actividades y previsiones insuficientes.

3.     No descuidar el Marketíng y las ventas 

El marketing es una actividad que debe ser permanente. Los responsables de la gestión empresarial, suelen en ocasiones de bonanza, concentrar todos sus esfuerzos en producción; el problema aparece cuando la economía marcha mal, si no se ha hecho el trabajo de marketing se puede perder mercado.

4.     Comprender las finanzas

Uno de los objetivos de todo negocio es crecer. Pero para hacer nuevas inversiones, adquirir inventario comprar equipos se requiere dinero. Por lo general, se debe acudir al financiamiento; pero si los responsables de la gestión empresarial no tienen conocimiento sobre los indicadores financieros ¿Cómo podrán tomar la mejor decisión?

Para una buena gestión empresarial se requiere conocer las herramientas financieras para optimizar el uso del dinero.

5.     Aprender a delegar 

Saber optimizar el tiempo es clave para la gestión empresarial. Cuando no se confía en los subordinados la consecuencia inmediata es la sobrecarga de trabajo; el gerente no le dedicará el tiempo suficiente a las otras áreas estratégicas  ni a la planificación futura.

Cuando se sabe delegar, se beneficia al empleado y al negocio; el responsable de la gestión empresarial puede producir más y con mejor calidad.